- décembre 8, 2024
- Envoyé par : ac35actioncoach
- Catégories: Business Coaching, Temps
Vous voulez optimiser votre semaine? La clé réside dans la priorisation de vos actions. Voici 5 clés à expérimenter pour remettre du soleil dans vos journées :
Visualisez vos tâches avec la matrice d'Eisenhower et triez-les
profitez-en pour vous demander si le résultat vous plaît. Autre point fort, la matrice est divisée en 4 et vous invite à les trier. Plus de « to-do list » à rallonge 😊
Vos tâches vont trouver naturellement leur place dans une des quatres catégories :
– À faire immédiatement : Urgentes et importantes (par exemple, des actions qui génèrent des résultats concrets (cash !). 3 pas plus ! Et à faire de suite 😊
– À planifier : Importantes mais non urgentes (trouver leur une place dans votre agenda, bloquez-vous un ou plusieurs créneaux de travail) Si ça ne rentre pas dans votre planning, subdivisez en plusieurs étapes. Sinon, vous allez traîner ce sujet pendant des semaines et pour avoir testé, ça ne met pas particulièrement en énergie.
– À déléguer : Urgentes mais moins importantes (confiez-les à quelqu’un et assurez un suivi). La confiance n’empêche pas la vigilance.
– À ignorer : Ni urgentes ni importantes (elles sont souvent inutiles). Si elle reste plus de 3 semaines dans cette catégorie, vous pouvez les virer ! Soyez réaliste,
vous ne les ferez jamais 😊
💡 Astuce : Réservez un moment chaque semaine, comme le dimanche soir, pour organiser vos tâches avec cette matrice.
Décidez dès aujourd'hui comment vous allez assaisonner le menu de votre journée
Comme au restaurant, structurez vos journées en mode Entrée-Plat-Dessert. Ajoutez poivre, sel ou piment à votre goût. Trouver une place dans votre agenda pour toutes vos tâches régulières : les réunions d’équipe, l’administratif, les devis, les rendez-vous clients, les formations ou le temps sur votre entreprise, … Elles vont rythmer votre journée et votre semaine. Vous n’aurez plus à courir après le temps pour leur trouver une place, puisque le temps est déjà bloqué dans votre agenda.
– A quel moment de la journée avez-vous le plus de facilité pour vous concentrer ? Par exemple, placez vos tâches complexes le matin si c’est votre pic de performance.
– Pensez aussi à inclure des pauses et des activités personnelles dans votre agenda par défaut. Vous avez envie d’aller à la piscine ou de faire 3h de sport par semaine, mettez-le. Amateur de sensations fortes, ajoutez une pincée de piment à votre menu. Trouvez ce qui vous fait plaisir, vous met en énergie et faites-le.
– Prévoyez des moments avec du vide, du rien pour absorber les imprévus.
💡 Astuce : Un agenda par défaut flexible et structuré booste votre productivité.
Commencez par la méthode “Eat That Frog”
Chaque jour, identifiez votre tâche la plus importante (votre “grenouille”), même si elle vous semble difficile ou désagréable.
– Écrivez votre objectif principal du jour.
– Décomposez-le en étapes intermédiaires et priorisez.
– Agissez sur la tâche la plus prioritaire dès le matin.
💡 Astuce : Un agenda par défaut flexible et structuré booste votre productivité.
Utilisez des outils numériques
De nombreux outils peuvent simplifier votre quotidien :
– Suivi du temps : Pour celles et ceux qui ont parfois une mémoire de poisson rouge et ont du mal à se souvenir de ce qui a été réalisé dans la journée, l’utilisation du timelog est indiqué. Perso, j’ai mis en place un fichier xls à partir de mon agenda par défaut dans lequel j’écris ce que j’ai fait. D’un seul coup d’œil, je visualise ce qui était prévu et ce que j’ai fait à la place. Certaines actions prennent plus de temps que prévu. Et c’est ok 🙂 Ce qui est important c’est del savoir, de s’en rendre compte. J’ai maintenant un planning plus réaliste, un menu plus digeste.
– Communication : Whatsapp, Teams, Slack ou Zoom pour une collaboration fluide. Les outils collaboratifs ne manquent pas. Ils vous permettent de partager vos informations, vos actualités sans faire déborder votre boite mail et informer votre équipe de l’avancement de vos actions ou suivre l’avancement des leurs (Trello, Kanban,…).
– Planification : Agenda numérique et partagé (google agenda, outlook, etc) pour organiser vos journées et visualiser vos priorités.
– Mettez en place des dossiers partagés où stocker les informations. Ne perdez plus votre temps à fouillez votre boite mail pour retrouver l’information qui vous a été envoyé ou pas : Si le dossier est vide, c’est que l’information n’existe pas.
💡 Astuce : Choisissez les outils adaptés à vos besoins et centralisez vos informations pour éviter de vous disperser. Visez-le sans couture 😊
Fixez-vous des objectifs SMART avec un résultat clé attendu
Un bon objectif doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel avec des étapes intermédiaires pour les projets ambitieux. Un peu comme un escalier, vous allez gravir progressivement les étages en direction de votre but.
– Clarifiez les résultats attendus pour rester motivé et mesurer vos progrès. Demandez-vous ce que vous voulez avoir pour être satisfait.
💡 Astuce : Vous pouvez emprunter la technique des User stories au monde Agile. Je vous en reparle dans un prochain post !
En bonus : 3 règles d’or pour mieux gérer votre temps
- Priorisez pour éliminer les distractions : Restez focus sur les tâches importantes tout en réduisant le superflu.
- Déléguez et concentrez-vous sur vos forces, ce qui vous met en énergie : Libérez-vous des tâches mineures, cultivez vos talents.
- Planifiez et restez discipliné : Structurez vos journées pour éviter les urgences et gagner en sérénité. Arrêtez de passer vos journées à éteindre des incendies surtout si vous ne les avez pas allumés. Regardez la situation dans son ensemble pour capter les éléments en amont à prendre en compte, qui dépendent de vous. Travaillez 4h par semaine minimum sur votre entreprise et pas dans votre entreprise.
Avec ces clés, vous serez équipés pour faire face aux averses, tout en gardant du temps pour ce qui compte vraiment. 🎯
Et si vous avez encore des doutes,